Wie verwalte ich den Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner unter Windows 10?

Microsoft Planner gehört zur Office365-Anwendungssuite. Es handelt sich um eine Planungsanwendung, mit der Teams und Einzelpersonen unter anderem Pläne erstellen, Aufgaben zuweisen, kommunizieren und zusammenarbeiten sowie Dokumente gemeinsam nutzen können. Aufgaben können auf eine bestimmte Art und Weise erstellt und konfiguriert werden, die auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten ist. Der Prozess ist ziemlich einfach, aber viele Menschen haben Probleme damit.

Das Aktualisieren des Aufgabenfortschritts in Planner kann so einfach sein wie das Überwachen des Fortschritts von Aufgaben, die jeder Person in bestimmten Intervallen zugewiesen wurden. Der Teufel steckt jedoch im Detail, und einige Leute scheinen es nicht zu verstehen. Wenn Sie in diesem Boot sind, ist dieser Leitfaden für Sie. Am Ende dieses Handbuchs haben Sie gelernt, wie Sie den Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner verwalten.

So richten Sie Microsoft Planner ein

Microsoft Planner ist das Verwaltungstool für virtuelle Aufgaben in der Office 365-Suite. Es bietet Teams eine einfache Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu planen und zu überwachen. Benutzer können auch den Aufgabenstatus aktualisieren und Aufgabeninformationen für eine nahtlosere Projektkoordination freigeben.

In Planner können Sie ein großes Projekt in kleinere Aufgaben mit einer Zeitleiste für jede Aufgabe aufteilen, die zusammen die Dauer eines bestimmten Plans ausmacht. Während der Bearbeitung von Aufgaben können Sie deren Status von "Nicht gestartet" in "In Bearbeitung" und schließlich in "Abgeschlossen" ändern. Bei Bedarf können Sie sogar zusätzliche Aufgaben erstellen.

Der Planer enthält zahlreiche Vorlagen, mit denen Sie schnell in Aufgaben und Projekte springen und so viel Zeit sparen können. Sie müssen nur sicherstellen, dass die Vorlagen mit den Aufgaben Ihres Teams übereinstimmen, und sie bei Bedarf verfeinern, damit Sie sofort mit der Arbeit beginnen können.

Zu Beginn müssen Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto anmelden. Wechseln Sie in Office 365 zur Seite Planer, und geben Sie Ihre Benutzerdaten ein. Klicken Sie nach dem Anmelden auf der Registerkarte Start auf Planer, um die Microsoft Planner-Oberfläche zu laden.

Hier haben Sie drei Möglichkeiten, um fortzufahren. Wenn Sie bereits Pläne erstellt haben, wählen Sie die am häufigsten verwendeten aus, indem Sie auf „Lieblingspläne“ klicken. Wenn Sie alle Ihre Pläne anzeigen möchten, klicken Sie auf "Alle Pläne". Wenn Sie jedoch einen neuen Plan von Grund auf neu erstellen möchten, klicken Sie auf die Option Neue Pläne.

Geben Sie im Fenster Neuen Plan erstellen einen Plannamen in das angegebene Feld ein. Es ist besser, einen Namen zu verwenden, der den Zweck des Plans genau wiedergibt. In der "Wer kann diesen Plan sehen?" Wählen Sie in der Gruppe "Meine Organisation", um sie allen in Ihrem Team zur Verfügung zu stellen, und "Nur Personen, die ich hinzufüge", um die Anzeige auf die zulässigen Benutzer zu beschränken. Vergessen Sie nicht, eine Planbeschreibung hinzuzufügen und festzulegen, ob neue Mitglieder automatisch zu Benachrichtigungs-E-Mails hinzugefügt werden sollen.

Wenn Sie mit der Konfiguration fertig sind, können Sie endlich auf die Schaltfläche Plan erstellen klicken. Nach dem Erstellen des Plans können Sie weitere Aufgaben hinzufügen.

Öffnen Sie zunächst Microsoft Planner, wählen Sie Ihren Plan aus und klicken Sie auf die Schaltfläche + oder Aufgabe hinzufügen. Hier sollten Sie Ihrer Aufgabe einen Namen geben. Geben Sie im Feld "Geben Sie einen Aufgabennamen ein" den Namen der Aufgabe ein. Wählen Sie als Nächstes ein Fälligkeitsdatum. Weisen Sie die Aufgabe schließlich einem Team oder einem einzelnen Mitarbeiter zu.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen, um die Aufgabe zu erstellen. Auf diese Weise können Sie mehrere Aufgaben erstellen und sie verschiedenen Personen zuweisen.

So aktualisieren Sie den Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner

Der Aufgabenfortschritt in Microsoft Planner ist in drei Komponenten unterteilt, von denen jede angibt, wie weit die Aufgabe gegangen ist.

Nicht angefangen.

Zugewiesen an eine Aufgabe, die noch nicht in Gang gekommen ist oder die niemandem zugewiesen wurde. Es könnte auch das Etikett erhalten, wenn das Startdatum für die Aufgabe noch in der Zukunft liegt.

In Bearbeitung.

Dieses Label ist laufenden Aufgaben zugeordnet. Es spielt keine Rolle, wie viel Prozent der Aufgabe erledigt sind. Microsoft Planner verfügt nur über dieses eine Etikett, um alle laufenden Aufgaben zu kennzeichnen, unabhängig vom individuellen Abschlussgrad.

Abgeschlossen. Diese Bezeichnung wird abgeschlossenen Aufgaben zugewiesen.

Bei der Aktualisierung des Aufgabenfortschritts wird daher für jede erstellte Aufgabe entsprechend zwischen diesen Bezeichnungen gewechselt.

Manuelles Aktualisieren des Aufgabenfortschritts in Microsoft Planner

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Fortschritt von Aufgaben in Microsoft Planner zu aktualisieren.

Beachten Sie, dass jede Fortschrittsstufe durch ein Symbol dargestellt wird.

Nicht angefangen.

Ein leerer Kreis.

In Bearbeitung.

Ein halbfarbiger Kreis.

Abgeschlossen.

Ein farbiger Kreis mit einem Häkchen in der Mitte.

Gruppen> Fortschritt

  • Navigieren Sie zu Gruppen und wählen Sie eine Aufgabe aus.
  • Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Fortschritt.
  • Wählen Sie die gewünschte Option.

Wenn die Aufgabe beispielsweise abgeschlossen ist, wählen Sie in der Dropdown-Liste Fortschritt die Option Abgeschlossen aus.

Symbole auswählen

Jede Aufgabe hat ein Symbol, das ihren Fortschritt darstellt. Abgeschlossene Aufgaben haben das Symbol eines vollen Kreises mit einem Häkchen in der Mitte, während laufende Aufgaben das Symbol eines halb vollen Kreises haben.

Wählen Sie das Symbol neben der Aufgabe aus, um einen Fortschrittsauswahlbereich zu öffnen und einen anderen Fortschrittsstatus auszuwählen.

Aufgabenauswahl

Dies ist eine weitere Möglichkeit, den Fortschrittsstatus einer Aufgabe zu ändern. Wählen Sie einfach die Aufgabe aus, um den Fortschrittsauswahlbereich anzuzeigen. Aktualisieren Sie von dort aus den Aufgabenfortschritt.

Verwenden von Planner mit Microsoft-Teams zum Verwalten von Aufgaben

Da beim Erstellen eines neuen Plans automatisch eine neue Office 365-Gruppe erstellt wird, können Sie mithilfe von Planeraufgaben für andere verbundene Anwendungen in der Office 365-Familie wie OneDrive und Outlook zusammenarbeiten.

Sie können Planner auch mit Microsoft Teams verwenden, um erstellte Aufgaben zu verwalten. Sie können entweder über Planner über Aufgaben zusammenarbeiten oder einem Teamkanal eine oder mehrere Planner-Registerkarten hinzufügen.

So erstellen Sie einen Planerkanal in Microsoft Teams:

  • Öffne Teams und wähle einen Kanal aus. Klicken Sie im Kanal auf die Schaltfläche +.
  • Suchen Sie den Planer und wählen Sie ihn aus.
  • Erstellen Sie einen Plan mit den richtigen Details und speichern Sie ihn. Sie können auch bereits vorhandene Pläne auswählen.

Das Hinzufügen, Zuweisen und Aktualisieren einer Aufgabe erfolgt wie oben beschrieben.

Microsoft Planner wird verwendet, um kleine Aufgaben zu erstellen, die zusammen in einen größeren Plan passen, an dem ein Team zusammenarbeiten kann. Wenn Sie wissen, wie Sie den Fortschritt von der Initiierung bis zur Fertigstellung aktualisieren und über eine Plattform wie Microsoft Teams hinweg zusammenarbeiten können, können Sie sowohl die individuelle Produktivität als auch die Teamarbeit im Unternehmen steigern.

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